La pianificazione

PIANIFICARE: esplicitare in anticipo quello che un sistema organizzativo deve fare in un certo

tempo, affinché tutte le azioni svolte nel periodo prefissato siano dirette a determinati obiettivi.

– Aiuta a orientare quello che si fa verso i risultati che si intende ottenere, non verso le azioni

del se.

– Induce il dirigente e i coordinatori a guardare al di la dei bisogni immediati, evitando che si

limitino a gestire le emergenze e le necessità quotidiane. Riduce lo stress provocato da

situazioni di crisi e aiuta ad affrontarle in maniera calma ed efficiente.

– Impegnarsi nella pianificazione costringe a pensare in maniera analitica, basata su dati, e a

vagliare attentamente le alternative disponibili, cosa che migliora presumibilmente la

qualità delle decisioni, minimizzando i rischi e migliorando la qualità delle decisioni

– Le organizzazioni che utilizzano la pianificazione utilizzano una modalità proattiva per

affrontare eventi e controllarli

– Aiuta a valutare la qualità delle prestazioni dei singoli e dell’intero servizio.

– Può migliorare l’efficienza.

La PIANIFICAZIONE è la funzione più importante del management, dalla quale dipendono tutte le

altre. Il pensiero critico e il problem solving ne sono i punti centrali. Il manager deve prevedere che

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cosa sarà necessario per il futuro, porre degli obiettivi per raggiungere i risultati desiderati e

sviluppare strategie per poterli ottenere. I budget sono utilizzati come strumenti di pianificazione

e di controllo nella fase di allocazione delle risorse. La pianificazione consente la gestione ottimale

della risorsa tempo favorendo di conseguenza l’attuazione dei piani di lavoro.

PIANIFICAZIONE STRATEGICA: è processo mediante il quale si definiscono le finalità

dell’organizzazione e le principali linee strategiche. Poiché minacce e opportunità non si

presentano in modo ordinato e prevedibile la pianificazione strategica non può svolgersi secondo

modelli predefiniti e ricorrenti.

Due livelli di pianificazione:

– STRATEGICA: gli scopi della P. Strategica sono generici e meno specifici rispetto a quelli

della pianificazione operativa. Inizia con un’accurata analisi dei punti di forza e di debolezza

dell’ambiente interno e delle opportunità e dei rischi provenienti dall’esterno, in modo che

possano essere definiti degli obiettivi realistici.

– OPERATIVA: rappresenta il mezzo tramite il quale viene posto in opera il piano strategico

dell’organizzazione. Inizia con la definizione, da parte dei coordinatori, dei risultati che

dovranno essere conseguiti a breve temine, necessari per la realizzazione degli scopi e

della strategia dell’organizzazione.

DIREZIONE PER OBIETTIVI (DPO): meccanismo manageriale dell’approccio top down che assegna a

ogni responsabile di funzione o di unità organizzativa degli obiettivi espressi in termini di volumi di

attività e/o costi, la cui realizzazione avverrà con modalità e strumenti di integrazione interni

affidati alla scelta autonoma dei diretti interessati. La valutazione delle prestazioni si basa sui

risultati misurati a partire da indicatori di prestazione. Tra i suoi pregi vi era quello di spingere alla

quantificazione degli obiettivi e allo sviluppo di capacità manageriali come la presa di decisioni e la

delega. Oggi questa metodologia non risponde più alle necessità di cambiamento dell’ambiente.

Occorre invece una DIREZIONE PER POLITICHE che si proponga di tradurre in risultati le scelte

strategiche dando il dovuto risalto a elementi come la soddisfazione dei bisogni dell’utente, la

ricerca di soluzioni innovative, l’organizzazione per processi trasversali, i risultati di gruppo e la

collaborazione tra dipartimenti e, al loro interno, tra le diverse unità operative nella realizzazione

di obiettivi non solo specifici per ciascuna funzione, ma anche di natura condivisa o collaborativa.

TECNICHE PREVISIONALI:

– Dati storici oggettivi quantitativi riguardanti i livelli raggiunti nel passato. Se i dati del

passato si sono modificati con regolarità si può pensare che possano fare lo stesso nel

futuro.

– Analisi Quali-quantitative: effettuate in precedenza e/o in altre realtà. Simulazioni, Brain

Storming, Diagramma di Gant, PERT, l’analisi SWOT e la tecnica Delfi.

o DIAGRAMMA DI GANT: ha lo scopo di tenere sotto controllo tutte le attività che

compongono una procedura complessa. Tutte le attività che compongono un

determinato processo vengono elencate in modo che se ne possa conoscere la

durata prevista e la sequenza di svolgimento. La difficoltà sta nella scomposizione

del processo.

o DIAGRAMMA DI PERT: è l’evoluzione del diagramma di GANT ma più complesso.

Riporta anch’esso tutte le attività ma anche le relative connessioni, il tempo

medio, minimo e massimo. Viene individuato un PERCORSO CRITICO ritenuto

essenziale per l’intero processo. Il diagramma evidenzia dove focalizzare gli sforzi.

La difficoltà sta nel determinare tutte le attività richieste dalla procedura e

l’ordine nel quale esse devono essere svolte. Uno dei vantaggi è che facilita la

presa di decisioni in condizioni di pressione temporale.

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o ANALISI SWOT: è uno strumento di pianificazione strategica, sviluppato per

aiutare chi riveste responsabilità dirigenziali a esprimere valutazioni di tipo

qualitativo. Consente di individuare:

• Punti di forza: (Strengths) gli elementi interni dell’organizzazione che sono

utili al raggiungimento dell’obiettivo.

• Punti di debolezza: (Weaknesses) ossia gli elementi interni

dell’organizzazione utili al raggiungimento dell’obiettivo

• Le opportunità: (Opportunities) che sono invece gli elementi

dell’organizzazione utili al raggiungimento dell’obiettivo

• Le Minacce: (Threats) cioè gli elementi esterni dell’organizzazione che

impediscono il raggiungimento dell’obiettivo.

E’ opportuno sottolineare che l’analisi SWOT è utile nella pianificazione strategica

solo se è stato definito un obiettivo da raggiungere, poiché solo in tal caso ha senso

ricercare i fattori suddetti. E’ necessario rispondere alle seguenti domande:

• Come utilizzare i punti di forza?

• Come frenare i punti di debolezza?

• Come sfruttare le opportunità?

• Come difendersi dalla minacce?

Un rischio di questo tipo di analisi è rappresentata dal fatto che si può essere

tentati di dare maggior enfasi all’elencazione di tutti i fattori possibili piuttosto che

soffermarsi su una valutazione delle priorità e del peso di ciascun fattore. L’analisi

SWOT, come già detto all’inizio di questo paragrafo, è uno strumento che favorisce

la valutazione dei fattori che possono influenzare il raggiungimento di un obiettivo,

ma non sostituisce la valutazione stessa.

o TECNICA DELFI: utilizzata in ambito militare serviva ad ottenere il parere di esperti

per essere in grado di prevedere le conseguenze delle sviluppo tecnologico sugli

scenari di guerra futuri. Dall’ambiente militare l’utilizzo della tecnica si è poi

esteso all’ambiente economico e manageriale, sempre allo scopo di ottenere

previsioni da un insieme di esperti indipendenti, che lavorano l’uno all’insaputa

dell’altro. Le tappe sono le seguenti:

• Esatta formulazione del tema in discussione da parte del comitato

organizzatore

• Selezione degli esperti

• Stesura del primo questionario e suo invio agli esperti

• Analisi delle risposte e preparazione di un riassunto

• Stesura del secondo questionario e suo invio agli esperti

• Analisi delle risposte al secondo questionario e preparazione di un riassunto

• Stesura del terzo questionario e suo invio agli esperti

• Analisi delle risposte al terzo questionario e preparazione di un riassunto

• Formulazione del rapporto conclusivo, contenente in particolare le risposte

sulle quali è stato raggiunto il consenso.

Utilizzo della tecnica del BRAINSTORMING per stimolare la creatività di gruppo

raccogliendo idee volte alla risoluzione dei problemi.

PIANO DI LAVORO: è uno strumento idoneo per la programmazione a breve termine, il più delle

volte per un periodo di alcuni mesi. Di compone di:

– Definizione dell’obiettivo generale

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– Definizione di obiettivi specifici: congruenti all’obiettivo generale, formulati in termini

chiari, suscettibili a misurazione quantitativa e qualitativa, correlati a specifiche

responsabilità)

– Determinazione delle azioni: da svolgere per ogni singolo obiettivo , specificare le azioni a

livello di operazione es: telefonare a..

– Identificazione delle condizioni organizzative: necessari per lo svolgimento delle azioni

previste dal piano di lavoro.

– Definizione, ogni obiettivo-risultato, di uno o più indicatori di valutazione.

STRUMENTI DI PIANIFICAZIONE:

– Predisporre o utilizzare piani di assistenza infermieristica standard

– Provvedere alla stesura di percorsi assistenziali mutidisciplinari

Vantaggi della standardizzazione:

– I piani e i percorsi standard facilitano l’omogeneità dei comportamenti dei vari operatori

– La standardizzazione fornisce il confronto fra le modalità di trattamenti e di assistenza e le

migliori evidenze disponibili sulla materia presentate dalla letteratura scientifica

internazionale.

– Per gli operatori sanitari di tutte le professioni può aumentare il tempo da dedicare ad

attività ad alta discrezionalità e di alto contenuto professionale.

– Personalizzazione di altre attività assistenziali

– Aumento delle possibilità di controllo sulle attività svolte

– Facilitati i processi di inserimento e valutazione dei nuovi operatori e degli studenti in

tirocinio.

CONCLUSIONI:

– Pianificare significa anticipare quello che un’organizzazione deve fare in un certo tempo

– Impegnarsi nella pianificazione costringe a pensare basandosi sui dati e a vagliare

attentamente le alternative disponibili

– La pianificazione aiuta a pensare non in modo difensivo ma reattivo

– Il pensiero critico e il problem solving sono processi essenziali per la pianificazione, mentre

il budget e i piani di lavoro ne sono strumenti che la dirigenza dovrebbe essere in gradi di

padroneggiare

– La pianificazione strategica è il processo attraverso il quale si definiscono le finalità

dell’organizzazione e le principali linee strategiche.

– La pianificazione operativa viene effettuata congiuntamente con la determinazione del

budget.

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